發(fā)布時間：2018-07-25所屬分類：管理論文瀏覽：1次
摘 要： 摘要：傳統(tǒng)檔案管理工作不利于保證檔案的完整性和保密性，而全過程安全管理的實施，能夠有效彌補傳統(tǒng)檔案管理工作的缺陷。鑒于此，首先對檔案全過程管理及其安全風險隱患進行了簡要分析并探討了檔案全過程安全管理的具體措施，最后分析了檔案安全風險控制的
摘要：傳統(tǒng)檔案管理工作不利于保證檔案的完整性和保密性，而全過程安全管理的實施，能夠有效彌補傳統(tǒng)檔案管理工作的缺陷。鑒于此，首先對檔案全過程管理及其安全風險隱患進行了簡要分析并探討了檔案全過程安全管理的具體措施，最后分析了檔案安全風險控制的實施，以供參考。
關(guān)鍵詞：檔案,全過程,安全管理,風險控制
1檔案全過程管理及其安全風險隱患
1.1檔案全過程管理
檔案前端管理、庫房保管、后程監(jiān)管等是檔案全過程管理的三個階段。同傳統(tǒng)檔案管理工作相比，優(yōu)勢在于：
(1)有助于拓展檔案工作環(huán)境。加大了對檔案庫房內(nèi)和庫房外的安全管理力度，能夠確保檔案在任何使用環(huán)境下都免受破壞和影響;(2)有助于延伸檔案工作業(yè)態(tài)。通過全過程管理，可以對收集、管理和應(yīng)用等檔案的每一個工作業(yè)態(tài)進行全面監(jiān)督和管理，其中包括檔案展覽陳列、開發(fā)利用和編研等環(huán)節(jié)，降低了安全事故發(fā)生的概率;(3)有助于提升檔案工作目標。要想從根本上提升檔案管理安全性，不僅應(yīng)采取有效措施避免檔案丟失、損壞等我那天，還應(yīng)對各種潛在的因素和風險進行控制和消除，努力營建一個無害和安全的檔案管理環(huán)境，這就要從檔案管理的每一個環(huán)節(jié)入手，實施全過程管理。
1.2檔案全過程管理中的風險因素
第一，在未嚴格遵守相關(guān)規(guī)范和標準的基礎(chǔ)上實施接收、征集檔案的工作，導致嚴重的工作失誤，破壞檔案的完整性;第二，不合理保管檔案，加劇了檔案的自然老化程度。如受空氣污染、強光照射等自然因素的影響，檔案很容易發(fā)生腐蝕、字跡變色等問題;第三，不合理檔案利用，會導致檔案發(fā)生缺失現(xiàn)象，部分信息失真，檔案內(nèi)容秩序被打亂等;第四，檔案管理人員出于個人利益泄漏檔案內(nèi)容;第五，檔案備份修復(fù)、保密和保護措施不合理，導致檔案缺失。
2檔案全過程安全管理的措施
2.1檔案前端控制安全管理措施
2.1.1檔案接收環(huán)節(jié)的安全保護措施
檔案接收過程中，通過加大管理和保護力度，能夠為檔案后期的保存和利用提供保障。首先，完善質(zhì)量檢查驗收制度，針對即將接收的檔案進行全面質(zhì)量檢查，只有符合安全要求的檔案才能夠接收進館;其次，加大檔案驗收檢查力度。嚴格遵守先消毒、后入庫的檔案滅菌消毒處理原則;再次，通過檢查的檔案在接收入館時應(yīng)包含具體的卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄和檢索工具等內(nèi)容。
2.1.2檔案征集環(huán)節(jié)的安全保護措施
首先，制定并落實完善的檔案征集安全管理制度;其次，進館前應(yīng)指派專門的工作人員對檔案進行護送、運輸和包裝，確保檔案的安全性;再次，征集檔案以后應(yīng)立即展開歸檔和移交工作。
2.1.3整理檔案環(huán)節(jié)的安全保護措施
首先，在對檔案進行準確分類的基礎(chǔ)上，確保檔案擁有清晰的目錄、規(guī)范的填寫模式和整齊的裝訂，嚴格遵守有關(guān)規(guī)范保證檔案擁有完整的內(nèi)容和目錄;其次，整理歸檔的過程中，應(yīng)對檔案原件進行妥善處理，逐一進行歸檔;再次，加大該環(huán)節(jié)檔案保護力度，將各種添加物、文件裝訂物等具有破壞性的因素全面消除;第四，對具有潛在危害性的檔案進行單獨立卷處理;第五，加大突發(fā)事件防范力度。
2.2檔案庫房保管安全管理措施
2.2.1完善安全設(shè)施建設(shè)
完善的檔案保管設(shè)施是提升檔案庫房保管安全性的基礎(chǔ)。新時期，檔案庫房保管安全管理工作中，應(yīng)積極引進相應(yīng)的安全監(jiān)控系統(tǒng)，并合理采用庫房消防設(shè)備，提升檔案數(shù)字信息安全設(shè)施完善性。
2.2.2加強庫房保管安全建設(shè)
針對檔案庫房保管工作構(gòu)建完善的管理制度，為工作人員高效展開庫房安全管理工作提供依據(jù)，這一管理制度中，應(yīng)重點包含以下內(nèi)容：(1)檔案實體信息安全內(nèi)容;(2)包含管理規(guī)范內(nèi)容;(3)包含崗位責任制內(nèi)容。
2.3庫外后程監(jiān)管安全管理措施
第一，檔案利用中的安全管理。在利用檔案的過程中，可以通過登記、監(jiān)控等方式，避免檔案發(fā)生損壞和丟失的現(xiàn)象。在這一過程中可以有效避免檔案復(fù)制、摘抄、裁剪等問題。第二，檔案編研時的安全保護。必須在嚴格遵守有關(guān)規(guī)章制度和技術(shù)規(guī)范的基礎(chǔ)上進行檔案的編研，同時還應(yīng)采取有效的管理措施，嚴禁損毀和檔案過度使用現(xiàn)象的發(fā)生。第三，為了提升檔案利用的便捷性，在實際展開編研工作的過程中，應(yīng)盡量采取復(fù)制件和數(shù)字等形式，避免過度重復(fù)使用原件而造成不必要的檔案損壞現(xiàn)象。第四，檔案展覽中的安全管理。檔案展覽過程中，不僅展覽的形式多樣化，同時檔案也需要面對各種各樣的接觸對象，因此檔案發(fā)生損壞的概率會明顯增加。在這一過程中實施安全管理，首先應(yīng)設(shè)置完善的安全保護設(shè)備，同時還應(yīng)避免展覽環(huán)境發(fā)生過大的變化等。
3檔案安全風險控制的實施
3.1風險控制方式
在檔案管理工作中，為了保證檔案長期處于安全的環(huán)境下，突顯出檔案的重要性，積極采取檔案全過程管理風險控制措施勢在必行。檔案安全風險控制指標為評估指標，能夠有效判別檔案安全事故的發(fā)生和后果。其中量化風險控制指標可以對檔案安全風險隱患進行有效區(qū)分，更能夠?qū)︼L險發(fā)生的危害性做出分析，將這一危害的發(fā)展方向以及避免方法預(yù)判出來。
3.2風險控制指標的制定
應(yīng)從國家檔案安全管理、單位自身系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀、檔案管理工作需求等角度出發(fā)制定檔案全過程安全管理風險控制指標，努力將檔案安全風險發(fā)生的概率降到最低，并對檔案管理風險考核的內(nèi)容、依據(jù)和標準進行分析。設(shè)定三級指標作為全過程檔案安全管理的風險控制指標，其中應(yīng)包含檔案的風險控制與安全防護，能夠?qū)γ恳画h(huán)節(jié)的檔案信息安全性和管理措施進行明確規(guī)定。
檔案全過程管理中的風險控制、隱患消除以及安全防護等內(nèi)容應(yīng)包含于檔案安全風險控制指標中。檔案在保管以及利用過程中的安全性是這一指標的核心;檔案前端和后端管理、檔案管理庫房設(shè)施等是風險控制工作的注意范圍。檔案整體安全性是風險控制指標設(shè)計的基礎(chǔ)，應(yīng)在綜合考慮控制風險效果、保護措施以及時間周期等因素的角度出發(fā)提升該指標的合理性，努力實現(xiàn)檔案的安全管理，在實時監(jiān)控檔案安全狀態(tài)的基礎(chǔ)上，對檔案的安全性做出判斷，最終對檔案風險控制指標實施效果進行評估和調(diào)整。檔案管理部門在日常運行過程中所開展的檔案監(jiān)督和指導工作都應(yīng)以風險控制指標為依據(jù)，也因此這一指標成為了各部門落實檔案安全工作的基礎(chǔ)。
3.3方案實施
第一，在明確檔案安全風險控制指標的基礎(chǔ)上，應(yīng)由專業(yè)的組織機構(gòu)落實檔案安全監(jiān)管工作。只有這樣才能夠在檔案全過程安全管理工作中，更加有針對性的實施風險控制工作，更能夠高效利用有關(guān)評價機制，將風險指標的價值更加充分的發(fā)揮出來。第二，在實施風險控制指標的過程中，必須加大管理力度，努力對各個風險控制階段的操作規(guī)程進行規(guī)范化控制，如風險分析、風險識別以及風險處理等階段。第三，評估風險控制指標應(yīng)用效果。在這一過程中，應(yīng)由專家、員工等共同展開指標評估工作，確保所應(yīng)用的風險控制指標能夠促使檔案管理行業(yè)領(lǐng)域獲得更多的社會和經(jīng)濟效益。
4結(jié)束語
綜上所述，檔案全過程安全管理工作質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的真實性、完善性以及保密性，對各個領(lǐng)域的長期發(fā)展具有直接影響。全過程安全管理彌補了傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足，但是全過程檔案管理工作中的風險也是不容忽視的，因此有關(guān)部門應(yīng)采取有效措施加大檔案全過程安全管理風險控制力度，不斷提升我國檔案管理工作整體水平。
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