發(fā)布時間:2022-04-06所屬分類:計算機(jī)職稱論文瀏覽:1次
摘 要: 摘 要: 隨著我國正處于全面深化改革的重要階段,企業(yè)合理應(yīng)用高效的辦公自動化系統(tǒng)( OAS) ,將員工從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務(wù),可整體提高企業(yè)辦事的工作效率和對信息的可控性。鑒于近年來辦公自動化在企業(yè)中的發(fā)展,通過對國內(nèi)各類企業(yè)辦公自動
摘 要: 隨著我國正處于全面深化改革的重要階段,企業(yè)合理應(yīng)用高效的辦公自動化系統(tǒng)( OAS) ,將員工從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務(wù),可整體提高企業(yè)辦事的工作效率和對信息的可控性。鑒于近年來辦公自動化在企業(yè)中的發(fā)展,通過對國內(nèi)各類企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)計算機(jī)技術(shù)的對比研究,本文旨在分析辦公自動化在企業(yè)中的常用功能,探究 Lotus Domino、MVC 架構(gòu)、B /S 模式的技術(shù)應(yīng)用。并且展望企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)結(jié)合智能化計算機(jī)技術(shù)在的安全性、實用性的方向。
關(guān)鍵詞: 辦公自動化; 計算機(jī)技術(shù); 智能化; 實用性;
0 引言
計算機(jī)處理技術(shù)在當(dāng)前社會的生產(chǎn)生活中扮演著越來越重要的角色,它的存在大大減少了人們的勞動量,另一方面,辦公效率作為企業(yè)發(fā)展的重要因素,有時甚至決定了企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績,需要進(jìn)一步提高。因此,將計算機(jī)信息處理機(jī)制與辦公自動化有機(jī)的結(jié)合起來就顯得尤為重要,這樣一來,可以大大提高企業(yè)辦公效率,有利于企業(yè)的長期發(fā)展。
1 辦公自動化的內(nèi)涵
辦公自動化( OA) 是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式[1]。作為目前新的辦公方式,計算機(jī)辦公自動化技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用逐漸受到越來越多的認(rèn)可和關(guān)注。目前,對于辦公自動化并沒有明確的定義,寬泛地說,凡是在傳統(tǒng)辦公室中采用的各種新技術(shù)、新機(jī)器以及新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù),理論上說都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。通過辦公自動化的方式,或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公,可以優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的管理組織結(jié)構(gòu),調(diào)整管理體制,在提高效率的基礎(chǔ)上,增強(qiáng)協(xié)同辦公的能力,強(qiáng)化決策的一致性。
2 辦公室自動化的系統(tǒng)功能
作為一種新型辦公方式,將計算機(jī)技術(shù)與辦公自動化有機(jī)的結(jié)合起來,辦公自動化有著自己獨(dú)特的系統(tǒng)功能[7],在此系統(tǒng)中,計算機(jī)技術(shù)起到了至關(guān)重要的作用。該系統(tǒng)主要包含六個方面的功能[3],即文字處理、文件管理、行政管理、信息交流、決策支持和圖像處理[15]。這六個方面各自有著自己獨(dú)特的用處。
2. 1 文字處理
在企業(yè)內(nèi)部,辦公業(yè)務(wù)中工作量最大的工作就是文字處理,其中包含對文件進(jìn)行編輯、排版、存儲、打印以及文字識別等功能,在此過程中,涉及到了文件的輸入、編輯、修改、合成、生成、存儲、打印、復(fù)制及印刷。通常使用到的設(shè)備有文字處理機(jī)、智能復(fù)印機(jī)和電子照排輕印刷設(shè)備等[5]。
2. 2 文件管理
包括文件的登記、存檔、分類、檢索、保密、制表等,一般通過建立公用的或者專用的分布式關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實現(xiàn)[2][4]。尤其針對企業(yè)內(nèi)部的機(jī)密文件,其安全性顯得尤為重要,因此需要將強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性,采取加密處理,根據(jù)機(jī)密等級的不同,可以將訪問權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)的劃分,以此來確保企業(yè)核心文件的絕對安全性。
2. 3 行政管理
包括圖標(biāo)生成、日程安排、工作計劃、人事管理、財務(wù)管理和物資管理等,主要依靠計算機(jī)的圖形系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫和各種應(yīng)用軟件來實現(xiàn)[9]。此功能可以大大減輕企業(yè)部分部門的工作壓力,更有助于部門做出更加科學(xué)合理的決策[11]。
2. 4 信息交流
辦公自動化( OA) 系統(tǒng)主要通過電子郵件和電子會議等方式進(jìn)行信息交流,已經(jīng)從當(dāng)初的采用電話網(wǎng)、用戶電報網(wǎng)、計算機(jī)網(wǎng)發(fā)展到現(xiàn)在的綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)。通過綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng),使得企業(yè)內(nèi)部的信息交流更加簡單快捷,可大大提高辦公效率[10]。
2. 5 決策支持
OA 系統(tǒng)還配置了更加智能的決策系統(tǒng),例如決策支持系統(tǒng)( DSS) 和群體決策支持系統(tǒng)( GDSS) 。所謂的 DSS,指的是一種以計算機(jī)為工具,應(yīng)用決策科學(xué)及有關(guān)學(xué)科的理論與方法,以人機(jī)交互的方式輔助決策者解決半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化決策問題的信息系統(tǒng)。至于 GDSS,簡單的來說,也是一種交互式信息系統(tǒng),可以供一組共同負(fù)責(zé)決策的人使用,他們可以通過該系統(tǒng),按照一定的手續(xù)和規(guī)則,共同解決問題。針對兩種決策系統(tǒng),群體越大,其效果越明顯,因此,對于大型企業(yè)來說是必要的。
2. 6 圖像處理
包括用光學(xué)字符閱讀器直接將印刷體字母和數(shù)字輸入計算機(jī),用光電掃描儀或數(shù)字化儀將圖形文字輸入計算機(jī)。有的 OA 系統(tǒng)配置了圖像處理系統(tǒng),它具有圖像識別、增強(qiáng)、壓縮和復(fù)原等功能。
3 計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化的應(yīng)用
隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及,其應(yīng)用范圍已經(jīng)觸及到各行各業(yè),對于企業(yè)內(nèi)部辦公來說,當(dāng)然也不例外,尤其是大型企業(yè),企業(yè)內(nèi)部的事務(wù)復(fù)雜,人口眾多,如果無法有效的將這些繁瑣的事務(wù)聯(lián)系起來,將導(dǎo)致工作效率的嚴(yán)重下降,甚至?xí)霈F(xiàn)企業(yè)內(nèi)部混亂不堪,決策失誤等各種問題,因此在辦公自動化中,計算機(jī)的信息處理能力就顯得尤為重要。接下來,我們將討論辦公自動化中計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的類型及層次[3]。
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辦公自動化可以分為辦公自動化軟件以及辦公自動化系統(tǒng)兩大類,其中 OA 軟件包括: 微軟的 Microsoft Office 軟 件 ( 如 Word、Excel、PowerPoint、Access) 、金山的 WPS、IBM 公司的 Lotus 系統(tǒng)、OCR 漢字識別軟件、IBM 語音識別錄入軟件、eJHWR 手寫輸入系統(tǒng)及 MSExchange 消息系統(tǒng)等。
企業(yè) OA 系統(tǒng)的應(yīng)用主要在辦理事務(wù)方面、企業(yè)管理方面和分析決策三個方面。處理指定機(jī)構(gòu)內(nèi)辦公室所做的基本事務(wù)活動,是辦理事務(wù)方面的 OA 系統(tǒng)主要面對的問題,其中包括信息的收發(fā)、流轉(zhuǎn)、分類、共享、學(xué)習(xí)、歸檔等內(nèi)容,如文字處理、文檔管理、電子報表、電子郵件、電子日程管理,文檔的整理、分類歸檔、檢索等。企業(yè)管理方面辦公系統(tǒng)包含業(yè)務(wù)管理功能,是企業(yè) OA 系統(tǒng)和支持職能管理活動的管理信息系統(tǒng)的結(jié)合。OA 系統(tǒng)分析決策方面包括決策支持功能,是在管理型辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上再加上決策支持系統(tǒng)而構(gòu)成,除具備前述的功能外,還具備對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、測評等決策支持的功能。下文將列舉辦公自動化在企業(yè) OA 系統(tǒng)中所應(yīng)用的技術(shù)。
3. 1 應(yīng)用技術(shù)
3. 1. 1 Lotus 軟件
OA 技術(shù)主要有三種常用技術(shù)。第一種已經(jīng)成為國內(nèi)常用 OA 系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的 Lotus Domino / Notes 平臺。目前 Lotus 主要應(yīng)用在國有四大銀行、大型國有企業(yè)。其原因在于 Domino /Notes 是一個集郵件系統(tǒng)、文檔數(shù)據(jù)庫、動態(tài) Web 信息發(fā)布、可視化集成開發(fā)環(huán)境于一體的基礎(chǔ)平臺,適合處理辦公協(xié)作流程中產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化文檔信息,并可以利用靈活的郵件機(jī)制在人、部門之間傳遞文檔。在早期的辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)過程中,大多會以 SOA 框架為基礎(chǔ),在系統(tǒng)設(shè)計階段,用戶交互界面會采用面向?qū)ο蟮慕UZ言,如 UML; 存儲數(shù)據(jù)關(guān)系會采用 SQL SERVER 數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行操作; 系統(tǒng)的前臺界面會采用 ASP.NET 技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化, AJAX 技術(shù)進(jìn)行增強(qiáng)內(nèi)外交流; 在解決工作業(yè)務(wù)的過程中,也會采用工作流技術(shù)。而 Lotus Domino /Notes 平臺能脫穎而出的原因,在于 Lotus Notes 客戶端,屬于 windows 軟件,目前也有基于 mac 操作系統(tǒng)的客戶端軟件,和 GUI 實現(xiàn)功能一樣,完成用戶登陸及應(yīng)用訪問。在 Lotus Domino 服務(wù)器端會提供眾多服務(wù),比如 LDAP /HTTP /POP3 /SMTP /等,提供應(yīng)用程序訪問環(huán)境和 IIS /TOMCAT /JBOSS /WEBLOGIC 一樣提供服務(wù)。其次 Lotus Domino Administrator 管理端提供管理的客戶端,包括對服務(wù)器、用戶注冊等管理、配置。數(shù)據(jù)存儲技術(shù),NSF 數(shù)據(jù)庫是 Domino 是基于文檔型的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu),和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫不同,在 Domino 應(yīng)用程序中是一組 NSF 數(shù)據(jù)庫組成,數(shù)據(jù)和設(shè)計( 代碼) 集中。NTF 是 Domino 模板數(shù)據(jù)庫,提供設(shè)計模板,可以通過模板創(chuàng)建 NSF 數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)庫繼承 NTF 模板數(shù)據(jù)庫所有設(shè)計。而表單和視圖方面,屬于 Domino 最主要的設(shè)計元素,表單提供文檔的邏輯數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),可以理解為 ASP 或 JSP 的 FORM。視圖是用來展示文檔信息的,可以理解為 SQL 數(shù)據(jù)庫通過 SQL 語句顯示出來的結(jié)果數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫訪問 7 級可以詳細(xì)分為安全級別,不能存取者、存取者,讀者、作者、編輯者、設(shè)計者、管理者。從安全性角度出發(fā),其安全級別很高,從網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器( Domino 應(yīng)用服務(wù)器) 、個人、群組、目錄、數(shù)據(jù)庫、文檔、表單、視圖、區(qū)段、域提供從上到下的安全級別,支持 SSL /CA 等數(shù)字安全認(rèn)證。
3. 1. 2 MVC 架構(gòu)
MVC( Model /View /Controller) 架構(gòu)并不是一種新興技 術(shù),它 是 Xerox PARC 在 80 年代為編程語言 Smalltalk-80 發(fā)明的一種軟件設(shè)計模式,近幾年作為 J2EE 平臺的設(shè)計模式,并且備受 OA 系統(tǒng)采用。簡單來說,MVC 的工作過程,首先控制器接收用戶的請求,并決定應(yīng)該調(diào)用哪個模型來進(jìn)行處理,然后模型用業(yè)務(wù)邏輯來處理用戶的請求并返回數(shù)據(jù),最后控制器用相應(yīng)的視圖格式化模型返回的數(shù)據(jù),并通過表示層呈現(xiàn)給用戶。MVC 模式的目的是實現(xiàn)一種動態(tài)的程序設(shè)計,使后續(xù)對程序的修改和擴(kuò)展簡化,并且使程序某一部分的重復(fù)利用成為可能。除此之外,此模式通過對復(fù)雜度的簡化,使程序結(jié)構(gòu)更加直觀。軟件系統(tǒng)通過對自身基本部份分離的同時也賦予了各個基本部分應(yīng)有的功能。華天 OA 系統(tǒng)比傳統(tǒng)的 MVC 更進(jìn)一步,界面層沒有一行程序代碼。不象傳統(tǒng)的 JAVA 程序,前端是 JSP,后端是 Java Bean。實現(xiàn)了界面層與控制層的完全分離,用戶即使不懂程序開發(fā)也能更改界面。例如華天 OA 系統(tǒng)前端沒有一行 JAVA 和 JSP 代碼,是純 HTML 和文本文件。對于 OA 系統(tǒng)的直接效果就在于界面的改動將異常簡單。
3. 1. 3 B /S 模式
第三個較有代表性的技術(shù)方向就是采用瀏覽器/ 服務(wù)器模式( B /S 模式) 。B /S 模式或架構(gòu),是 Web 服務(wù)器出現(xiàn)后的一種網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)模型,是從傳統(tǒng)的 C /S ( 客戶機(jī)/服務(wù)器) 發(fā)展起來的一種計算方法。B /S 模式將服務(wù)器端分解成應(yīng)用服務(wù)器和多個數(shù)據(jù)庫服務(wù)器,簡化客戶端,將客戶端的計算功能移至 Web 服務(wù)器,在瀏覽器中僅使用其表示功能,所以也將 B /S 也被稱為三層 C /S 架構(gòu)。第一層是瀏覽器( 即客戶端) 只有簡單的輸入輸出功能,處理極少部分的事務(wù)邏輯。由于客戶不需要安裝客戶端,只要有瀏覽器就能上網(wǎng)瀏覽,所以它面向的是大范圍的用戶,所以界面設(shè)計得比較簡單,通用。第二層是 WEB 服務(wù)器,扮演著信息傳送的角色。當(dāng)用戶想要訪問數(shù)據(jù)庫時,就會首先向 WEB 服務(wù)器發(fā)送請求,WEB 服務(wù)器統(tǒng)一請求后會向數(shù)據(jù)庫服務(wù)器發(fā)送訪問數(shù)據(jù)庫的請求,這個請求是以 SQL 語句實現(xiàn)的。第三層是數(shù)據(jù)庫服務(wù)器,它存放著大量的數(shù)據(jù)。當(dāng)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器收到了 WEB 服務(wù)器的請求后,會對 SQL 語句進(jìn)行處理,并將返回的結(jié)果發(fā)送給 WEB 服務(wù)器,接下來,WEB 服務(wù)器將收到的數(shù)據(jù)結(jié)果轉(zhuǎn)換為 HTML 文本形式發(fā)送給瀏覽器。所以 B /S 模式之所以能長期在 OA 領(lǐng)域,正是其簡明、移用的特點(diǎn)所起的主要作用。例如現(xiàn)今高校中所用的大多辦公自動系統(tǒng),大都是由企業(yè)外包架設(shè),所用正是 B /S 模式。
3. 2 特征
3. 2. 1 邏輯結(jié)構(gòu)互不干擾
下面,我們來簡單介紹下辦公自動化中計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的特點(diǎn)。首先,計算機(jī)技術(shù)具有邏輯結(jié)構(gòu)不會相互干擾,比人力更加智能。傳統(tǒng)的人力辦公,獲取信息分為兩步: 先從辦公的數(shù)據(jù)庫里調(diào)出使用,再采用專門的軟件進(jìn)行信息處理。在此過程中,就會出現(xiàn)兩個方面的問題,第一速度慢,第二如果軟件和數(shù)據(jù)庫同時工作的話,很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)紊亂的情況,從而導(dǎo)致導(dǎo)出的數(shù)據(jù)不完整,甚至?xí)霈F(xiàn)亂碼的情況。這樣一來,嚴(yán)重影響了正常辦公的進(jìn)度,對公司的利益也不利。因此,采用計算機(jī)的邏輯結(jié)構(gòu),就可以使得數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間相互獨(dú)立,互不影響,從而有效地保障了處理出來的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
3. 2. 2 數(shù)據(jù)庫自動更新
在我們使用辦公自動化來進(jìn)行企業(yè)的日常工作時,會經(jīng)常使用計算機(jī)來調(diào)出數(shù)據(jù)庫和各種數(shù)據(jù)[2],也許出于工作的需要,當(dāng)同一用戶需要在不同的計算機(jī)或不同的地區(qū)登陸使用過的企業(yè)數(shù)據(jù)庫時,就要求數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容可以進(jìn)行異地的同步更新,要想實現(xiàn)此功能,就離不開我們所說的計算機(jī)應(yīng)用,這樣,就可以保證遠(yuǎn)距離工作的效率,不受時間和空間的限制。
3. 2. 3 增強(qiáng)安全性
在辦公自動化的全過程中,最主要的問題就是安全性的問題了,這是整個辦公自動化最核心,也是最基本的問題。為了保證安全性,通過計算機(jī)技術(shù),我們可以采用以下措施: 首先就是對機(jī)密數(shù)據(jù)進(jìn)行加密保護(hù),對于要求安全性極高的文件,將其設(shè)置成重點(diǎn)保護(hù)的文件,并進(jìn)行數(shù)據(jù)加密,針對對于非法訪問的操作,該措施就會起到保護(hù)作用。其次,還要對文件進(jìn)行授權(quán)操作,設(shè)置訪問權(quán)限,實行動態(tài)的監(jiān)控,確保萬無一失。最后,還可以啟動防火墻,這也是最為常見的一種保護(hù)方式,對信息進(jìn)行過濾和掃描,進(jìn)而有效阻止了各類病毒的侵入,保證了計算機(jī)的安全。比如在 B /S 模式中,安全性就是飽受爭議的關(guān)注點(diǎn)。所用的解決方法就是使用安全端開發(fā)的插件,需要在用戶的干預(yù)下安裝插件,銀行辦公軟件中最為常見。
4 未來的發(fā)展前景
從長遠(yuǎn)的發(fā)展來看,OA 系統(tǒng)技術(shù)的發(fā)展將向智能化、系統(tǒng)化、移動化和高速化的方向發(fā)展。OA 系統(tǒng)也將與各行各業(yè)緊密結(jié)合起來[6,8,12-15]。其發(fā)展速度必將影響企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程[4]。OA 系統(tǒng)智能化的發(fā)展表現(xiàn)在與人工智能、大數(shù)據(jù)以及云計算的應(yīng)用,辦公自動化將迎來全新的工作方式,更多的人機(jī)互動將成為一種常態(tài)。OA 系統(tǒng)化將會表現(xiàn)在更加全面、多變的交互方式以及交互界面,更加完整的事務(wù)、管理、決策方面的應(yīng)用。移動化與高速化的 OA 系統(tǒng)近些年已經(jīng)有了巨大的發(fā)展與突破,移動化不單指移動端的 OA 系統(tǒng)開發(fā)與使用,也與無線、高效、便捷相結(jié)合。因此,需要將與時俱進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)與辦公自動化系統(tǒng)完美融合[10],提高 OA 系統(tǒng)的整體性能,以滿足越來越復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理問題。
5 結(jié)論
綜上所述,辦公自動化已經(jīng)滲透到各行各業(yè),在使用原有技術(shù)、框架的基礎(chǔ)上,將新型計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到辦公自動化中也是十分必要的,利用計算機(jī)技術(shù)的精準(zhǔn)與迅速的特性,實現(xiàn)完善的價值信息管理,將更大的提高辦公系統(tǒng)的工作效率,協(xié)助企業(yè)更快的發(fā)展。但是,由于網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性,還是存在一定的安全漏洞,因此,在將計算機(jī)的技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化的同時,還需進(jìn)一步重視安全性的問題,避免辦公信息的泄漏甚至丟失,通過不斷改善辦公自動化的技術(shù),提升辦公自動化系統(tǒng)的完整性實用性,為企業(yè)的發(fā)展做出更有效的保障。——論文作者:王海青
參 考 文 獻(xiàn)
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