檔案管理信息化建設的途徑分析

發布時間：2020-06-19所屬分類：計算機職稱論文瀏覽：1次

摘 要： 【摘要】隨著我國科學技術的不斷進步，各行各業的發展已經離不開互聯網，檔案管理是一項復雜的工作，傳統的管理方式已無法適應時代的發展要求，而引入信息技術能夠降低工作難度，提高工作效率，更加符合工作的特點，本文主要對建設檔案管理信息化的途徑進行

　　【摘要】隨著我國科學技術的不斷進步，各行各業的發展已經離不開互聯網，檔案管理是一項復雜的工作，傳統的管理方式已無法適應時代的發展要求，而引入信息技術能夠降低工作難度，提高工作效率，更加符合工作的特點，本文主要對建設檔案管理信息化的途徑進行分析，以推動我國檔案事業更好地發展。

　　【關鍵詞】檔案管理;信息化;途徑

　　大數據背景下對我國的檔案管理工作提出很高的要求，通過信息技術查詢資料能夠給人們的生活和工作帶來更多的便利，同時工作人員的管理效率也會提高，能夠推動企業快速發展，其也是適應時代發展的重要途徑。

　　一、建設檔案管理信息化的意義

　　隨著經濟社會的快速發展，人們的生活節奏逐漸加快，而傳統的檔案管理方式已經無法適應社會的要求，檔案管理信息化能夠提高工作效率，使傳統的管理形式更加完善。

　　(一)符合社會發展要求。在信息化社會快速發展的今天，傳統行業已經發生了翻天覆地的改變，工作形式和工作內容都趨于信息化，科學技術提高了信息化水平，因此信息化建設成為了行業之間競爭的重點，檔案管理工作也不例外，只有加強信息化建設才能更加符合社會發展和人們的實際需求，這不僅是提高競爭力的途徑更是時代對行業的要求。

　　(二)有利于節約資源。傳統的檔案管理工作是以紙張為主，這給空間提出了很高的要求，而且非常浪費資源，給工作人員帶來了很大的麻煩，需要對檔案及時地處理，且查詢需要的時間很長，不僅浪費人力還會浪費物力。

　　(三)能夠提高管理效率。檔案管理信息化能夠為工作人員減少施工難度和管理時間，提高了工作效率，還會給查詢人員帶來很大的便利。資料可以通過計算機進行儲存，解決了空間的問題，在查詢時只要輸入關鍵字就可以呈現相關資料，管理人員也可對資料進行分類處理，方便日常管理。這種管理方式能夠解決工作人員在以往工作中所遇到的問題，促進工作的順利進展，從而提高管理效率。

　　二、傳統檔案管理中存在的問題

　　(一)信息化水平較低。隨著信息化社會的不斷發展，事業單位的檔案管理逐漸趨于信息化，但很多單位沒有意識到信息技術的重要性，導致信息化管理水平較低，這一方面是因為單位對檔案管理的改善力度不夠，另一方面是信息化管理模式單一，沒有先進的經驗可以學習，導致檔案管理信息化的發展水平較慢。

　　(二)檔案管理流程不完善。盡管事業單位已經開展信息化檔案管理，但其技術規范、管理流程等還有很多不足，因傳統的檔案管理方式是以紙質和人工為主，管理人員需要對檔案進行掃描和歸檔，這種管理方式會影響到管理人員的工作效率，還會給查閱人員造成困擾。在查閱人員借閱時，需要填寫很多表格，只有經過領導簽字才能進行查閱，不僅手續繁瑣還會制約檔案管理的發展。

　　在信息時代，計算機網絡對各個領域都帶來了很大的影響，以往的工作方式已不符合時代發展需求。檔案管理工作以往是依靠人工和紙張的，引入信息技術改變了這一工作方式，給管理人員也提出了更高的要求。檔案管理工作內容復雜，信息量較大，將紙張通過電子數字的方式呈現出來能夠解決傳統工作方式的困難，還可通過計算機對資料進行管理，包括歸納、總結和整理等，提高了管理效率和資料的利用率。

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　　三、建設檔案管理信息化的途徑

　　(一)增強建設力度。在建設檔案管理信息化過程中，單位領導缺少相應的重視，使工作的進展較慢，對此無論是管理人員還是工作人員都應意識到信息化對檔案管理的重要性，并加強建設力度提高工作人員的信息化水平，使其處理資料和分析資料的能力加強，因檔案管理信息化需要工作人員通過計算機對資料進行歸納和總結，若沒有經過嚴格的培訓，是無法勝任的，只有從細節抓起才能實現管理的信息化管理。

　　(二)建立相關的工作模式。在信息化檔案管理中，最重要的就是通過信息技術提高對資料的處理效率，而首要改變的就是工作人員的具體工作模式。在傳統的檔案管理中，部門和員工之間沒有交流，只對自己的工作進行負責，很多信息無法有效傳遞，管理檔案的效率也無法提高。而引入信息技術能夠解決這一問題，通過計算機網絡，相關資料就可得到共享，在查閱檔案時也可在計算機上完成，不需要復雜的查找過程。對此，建立一個完善的數據庫，對數據進行統一預算，使信息的開發、歸納、總結等環節更加科學合理，為資源的利用和共享做基礎。

　　(三)提高信息技術在檔案管理工作中的應用。隨著信息化社會的快速發展，檔案管理方式得到了改變，檔案數據更新的速度很快，只有通過信息技術對數據進行處理才能提高工作效率，同時還應將資源進行整理和分析，從而實現檔案的信息化管理，將有價值的信息整理出來，并定時清理無用的信息，這樣才能保證檔案的可靠性。

　　(四)提高工作人員的專業技能。信息化社會在不斷發展的同時，對檔案管理人員的相關素質也提出了更高的要求，以往的檔案管理只需要每天重復同樣的工作，做到細心即可，但引入信息技術后，需要工作人員懂得計算機的操作技能，并及時對信息進行科學合理的整合和歸納，根據類別進行分類，從而提供給查閱者更好的服務。對此單位應加強對工作人員的培訓，使他們的計算機水平符合相關要求，因檔案管理這一工作在實際操作中會受到很多因素的影響，因此工作人員應根據實際情況改變自己的工作模式，并熟練操作計算機，提升服務質量，進而實現檔案管理信息化。

　　信息化時代促進了檔案管理效率的提高，但在享受科學成果的同時應提高對網絡安全的重視，控制網絡的訪問權限，保證信息的安全性。單位應提高對檔案管理信息化的重視，并加強對人才的培養，還應改變傳統的工作模式，使部門和工作人員之間能夠勤交流勤溝通，從而促進檔案管理工作的正常進展。——論文作者：張曉慧