發布時間：2020-05-14所屬分類：管理論文瀏覽：1次
摘 要： 摘要：檔案管理信息化不僅可以滿足檔案使用，同時也能夠提高檔案信息的使用效率，并且可以實現檔案資源共享，因此為了充分發揮檔案作用，本文簡述了創新檔案管理理念的必要性以及檔案管理信息化的主要特征與主要作用，對創新檔案管理理念實現檔案管理信息化
摘要：檔案管理信息化不僅可以滿足檔案使用，同時也能夠提高檔案信息的使用效率，并且可以實現檔案資源共享，因此為了充分發揮檔案作用，本文簡述了創新檔案管理理念的必要性以及檔案管理信息化的主要特征與主要作用，對創新檔案管理理念實現檔案管理信息化的途徑進行了論述分析。
關鍵字：創新檔案管理理念;必要性;檔案管理信息化;特征;作用;途徑
一、創新檔案管理理念的必要性
創新檔案管理理念是實現檔案管理信息化的重要手段，檔案管理中的信息化管理主要是利用信息化技術以及網絡的管理模式和方法對檔案實體進行管理。而創新檔案管理新方式首先就需要創新檔案管理理念，并將新的檔案管理理念運用于實踐中，從而實現檔案管理信息化的有效性。
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二、檔案管理信息化的主要特征
檔案管理信息化的特征主要體現在：(1)網絡化特征。檔案管理信息化的一大特性就是網絡化。隨著互聯網的發展，網絡的運用已經滲透到各行各業。基于網絡化基礎上進行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節省人力物力，對于檔案完整性的保持上，網絡化的運作也體現出最大優勢。(2)便捷特征。檔案管理信息化具有便捷化特征。檔案管理信息化就是基于信息化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源形式，其有利于提高管理工作的效率和準確性，在查詢和整理環節也提供了巨大的便捷。
三、檔案管理信息化的主要作用
1、滿足檔案使用。檔案信息數據庫、信息查詢、檢索、統計分析，可以在短時間內生成各種不一樣的表格。要想合理開發出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎工作;在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，借助電腦等將圖片等變為數據，確保資料信息化;建立完善的檔案數據庫系統，有利用檔案日常管理中的檔案編目、檢索及查詢統計等工作。保護實體檔案全文數據庫建設的實效性、真實性和正確性是非常重要的，建立全文數據庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查閱以及打印。
2、提高檔案利用效率。檔案管理信息化目的是借助信息技術，積極利用檔案，充分發揮檔案作用，將死板檔案變為靈活的信息。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現個人特性以及專業水平的內容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和職工流動速率保持一致。檔案管理應該對檔案信息實行動態化管理，探索建立電子檔案的新途徑，通過現代化手段建立相關跟蹤系統，不斷提升檔案的價值。
3、實現檔案資源共享。實施檔案現代化管理，首先是在管理機構中設置信息中心，履行管理信息化的指導和技術支持職能。建立規章，規范信息流動渠道，使信息中心成為信息的唯一收集和發布者。檔案管理工作的基礎是對信息資料的依賴，現代管理的信息資料信息量大，動態變化頻繁、信息發布交流面廣，建立科學合理的信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設和檔案管理結合起來，把基礎信息與衍生信息、靜態信息和動態信息統一起來。要想獲取上述的目標，就要確保擁有充足的技術工作者，而那些既了解資料，又對信息知識很熟悉的工作者是組建團隊的首要選擇。要想真正實現信息化建設，首先必須要做的就是合理使用網絡技術，解決好信息共享問題。
4、信息保存更加持久穩定。傳統的檔案管理是紙質檔案，隨著時間的增加，紙質保存起來比較困難，一定時間后還需要修復。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的最大優點就是保存時間久。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，而纖維素在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下容易受到破壞，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成無法挽回的損失。采用信息化的電子文件后就可有效避免這類情況的發生。電子檔案載體的普遍特點是存取和讀取方便快捷且易于傳遞，儲存時間長，受外部環境影響小不易損壞，具有很強的穩定性。隨著電子技術的發展及讀取電子文件的設備日趨成熟，工作中可以根據不同的需要選擇不同的電子載體。
四、創新檔案管理理念 實現檔案管理信息化的途徑
1、運用新技術 創新檔案管理。在檔案管理信息化建設中，只有與時俱進，不斷創新才能夠促使檔案管理更加的方便、快捷和安全。在相關設備的運用上就需要與時俱進，設計更加專業的檔案管理軟件，提高計算機的儲存效果，促使檔案信息管理的信息化建設。同時為了有效保障檔案管理信息化，還需要從源頭上降低檔案出現的毀損率，通過提高技術降低電磁的干擾，與此同時技術人員開發專業的檔案信息管理軟件，從而提高檔案管理與現代辦公系統之間的融洽性，從而提升檔案管理效率。
2、加強檔案管理信息化制度建設。(1)檔案管理信息化有別于傳統的檔案管理方式與方法，因此檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案管理信息化的規章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案管理信息化有制度的保障，實現檔案管理信息化的規范化與標準化。(2)樹立安全保密意識。檔案管理信息化中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數據的形式儲存在數據庫中的檔案信息，若出現安全問題，就可能造成大量的數據損壞。檔案管理信息化的安全性是進行檔案管理最需要保障的關鍵問題，因此必須從各個環節入手，提高檔案管理的安全性。首先，要對檔案管理人員進行培訓，提高他們的責任感，工作細心認真。其次，對信息管理進行安全保護，實施檔案數據備份，設立防火墻和查閱檔案進行身份認證等策略，要訓練提高管理人員網絡安全防護的能力。
3、規范檔案管理信息化標準化建設。檔案管理信息化并不是一項容易的工作，其涉及的環節較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體的信息化建設過程當中，相關檔案主管部門應提高重視程度，聘請相關的專家對管理系統的構建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關的工作原則以及工作任務的分工應盡量細致到每個部分和環節，盡量減少疏漏。信息管理系統建設的過程中，提高相關的硬件操作上的要求，并且對于網絡安全問題采取相關的策略，按照行業化的標準對檔案管理信息化系統進行科學合理的構建。
4、強化檔案管理信息化人才建設。(1)加強檔案管理人員的培訓。現有的檔案部門工作人員是檔案管理信息化的中堅力量。因此，在檔案管理信息化的過程中，要注重保障現有檔案工作人員的權益，并采取有效的方式，激發他們的積極性。加強對現有檔案工作人員信息知識的教育，訓練他們的實際操作技能。(2)引進檔案管理信息化的技術人才。檔案管理信息化過程中，系統的開發、軟件的維護等都需要高素質的信息專業人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進軟件開發與管理方面的專業技術人才，以解決檔案管理信息化過程中的各種技術難題。
結束語
綜上所述，隨著科技的進步發展，使得檔案記錄方式也出現了多樣化趨勢，并且越來越多的社會活動記錄不再采用傳統紙質方式，因此為了加強檔案管理信息化，對創新檔案管理理念實現檔案信息化進行分析具有重要意義。
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