發(fā)布時(shí)間：2014-07-11所屬分類：管理論文瀏覽：1次
摘 要： 論文摘要：電子檔案的產(chǎn)生，使檔案室和檔案館打破了傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案管理的局面，出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的現(xiàn)象。檔案管理基本上實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助管理，但是仍停留在目錄級(jí)管理或目錄加檔案掃描件管理。 關(guān)鍵詞：電子檔案,安全管理 引言 隨著辦公自
論文摘要：電子檔案的產(chǎn)生，使檔案室和檔案館打破了傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案管理的局面，出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的現(xiàn)象。檔案管理基本上實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助管理，但是仍停留在目錄級(jí)管理或目錄加檔案掃描件管理。
關(guān)鍵詞：電子檔案,安全管理
引言
隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，電腦、多媒體采集設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到我們工作和生活中，檔案的形式也發(fā)生了巨大的變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因查閱繁瑣、檢索困難和保存不便，使得電子檔案成為新寵，掃描、拍照設(shè)備的日新月異，使得紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案也成為潮流，建立電子檔案，使檔案信息“電子化”或“數(shù)字化”成為我們的必經(jīng)之路。電子檔案除了存儲(chǔ)空間小，檢索查閱方便的特點(diǎn)外，還克服了傳統(tǒng)檔案難保存、易失真的缺點(diǎn)，但電子檔案并不是沒(méi)有任何缺陷，它本身存在著一些安全管理方面的隱患，如何管理好電子檔案，保證電子檔案的安全是我們檔案管理人員所思考的。
一、電子檔案的利弊
電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其長(zhǎng)處有很多。一是電子檔案準(zhǔn)確，電子檔案最大的特點(diǎn)就是它是以電子數(shù)據(jù)的形式記錄或復(fù)制了檔案的準(zhǔn)確信息，并借助了電子信息技術(shù)，直接將檔案記錄在電腦上;二是其存儲(chǔ)空間小，在一臺(tái)配置較高的電腦就可以存儲(chǔ)一個(gè)中型的檔案館;三是利用效率高，電子檔案有電腦的管理下，檢索檔案和查閱檔案十分方便，在一些軟件的支持下，還可以對(duì)翻拍的“紙質(zhì)檔案”的內(nèi)容進(jìn)行檢索、分析和匯總，大大提高檔案的利用效率。四是不受時(shí)空限制，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以跨越高山和海洋，對(duì)異地的電子檔案進(jìn)行查閱。
電子檔案比傳統(tǒng)檔案有突出的優(yōu)勢(shì)處，它也有一些自身的不足。一是電子檔案也亦被病毒感染而無(wú)法讀取或文件丟失;二是在網(wǎng)上傳輸時(shí)，極易泄密;三是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)黑客泛濫，可以侵入檔案管理工作者的電腦，檔案等資料容易被盜取。
二、檔案管理的現(xiàn)狀
電子檔案的產(chǎn)生，使檔案室和檔案館打破了傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案管理的局面，出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的現(xiàn)象。檔案管理基本上實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助管理，但是仍停留在目錄級(jí)管理或目錄加檔案掃描件管理。我國(guó)地域遼闊，各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不同，重視程度不同，導(dǎo)致檔案管理的現(xiàn)狀也各不相同：有的地區(qū)軟硬件設(shè)施齊備，人員編制充分，素質(zhì)較高，管理水平也相對(duì)較高;而有些地區(qū)，檔案必備的設(shè)施配置不夠，已有設(shè)備也較為落后，管理水平也參差水齊。面對(duì)這樣的形式，電子檔案的安全管理工作就顯得尤為重要和緊迫。
三、電子檔案的安全管理
規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作的現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。滿足社會(huì)發(fā)展和利用需求、保證數(shù)字檔案信息安全是數(shù)字檔案館建設(shè)的兩大基本目標(biāo)，在實(shí)現(xiàn)電子檔案建設(shè)的社會(huì)意義時(shí)，要保證數(shù)字檔案信息資源的可靠和安全。電子檔案的管理方式也可由紙質(zhì)檔案的管理方式演變完善而來(lái)。電子檔案的管理，包括前期的電子文件的管理和后期的電子檔案的管理。電子檔案由于其全新的特點(diǎn)和運(yùn)作模式而對(duì)新時(shí)期的檔案管理注入了新的內(nèi)容，根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)更應(yīng)側(cè)重于數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)及人員的安全管理。一是注意數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理。電子檔案對(duì)軟件設(shè)備的依賴性較強(qiáng)，電子檔案必須要求有檔案管理軟件和電子計(jì)算機(jī)的參與，不然很難完成檔案存儲(chǔ)的工作。二是注重網(wǎng)絡(luò)安全。無(wú)孔不入的黑客和防不勝防的病毒卻給我們電子檔案的安全保密工作帶來(lái)了隱患，需要對(duì)內(nèi)部網(wǎng)建立網(wǎng)關(guān)、防火墻或安裝防病毒軟件來(lái)防止黑客及病毒對(duì)電子檔案的破壞。三是加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)。只有檔案管理工作人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，保證檔案存儲(chǔ)的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。
電子檔案的管理涉及到法律法規(guī)、規(guī)章制度、人員、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)管理等諸多方面，在滿足利用需要的同時(shí)，相應(yīng)要保證電子檔案的安全，我們要從每一個(gè)不安全隱患入手，防范于未然。
結(jié)語(yǔ)
建立電子檔案是信息化社會(huì)的要求，是檔案工作的大趨勢(shì)，電子檔案需求巨大，應(yīng)用前景也十分廣闊，我們應(yīng)當(dāng)在這條路上不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案工作的簡(jiǎn)易性和穩(wěn)定性的不斷提高。增強(qiáng)電子檔案安全意識(shí)，加強(qiáng)軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)資源化的安全建設(shè)，充分利用電子檔案便捷高速的優(yōu)越性，才能使電子檔案管理更加安全和高效，更好地為各項(xiàng)建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 史玉霜.《淺議電子檔案的優(yōu)越性及科學(xué)管理舉措》.檔案與建設(shè)，2011年6期.
[2] 田萌.《淺談電子檔案的管理》.法制與社會(huì)，2012年11期.
