發(fā)布時間：2013-09-03所屬分類：管理論文瀏覽：1次
摘 要： 高校學(xué)生檔案記載著學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長過程和綜合表現(xiàn)，是學(xué)生立足社會和社會選拔任用人才的“原始依據(jù)”，關(guān)系著學(xué)生的前途命運，對社會、高校和學(xué)生具有重要的意義。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理存在較多問題。加強制度建設(shè)、完善體制機制、豐富檔案內(nèi)容、做好宣
摘 要：高校學(xué)生檔案記載著學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長過程和綜合表現(xiàn)，是學(xué)生立足社會和社會選拔任用人才的“原始依據(jù)”，關(guān)系著學(xué)生的前途命運，對社會、高校和學(xué)生具有重要的意義。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理存在較多問題。加強制度建設(shè)、完善體制機制、豐富檔案內(nèi)容、做好宣傳教育、拓展檔案服務(wù)是提高高校學(xué)生檔案管理水平的主要路徑。
關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案;畢業(yè)生;檔案意識;信息化
檔案在人類發(fā)展史上具有重要的歷史地位，其演變“與人類社會物質(zhì)文明、精神文明的發(fā)祥和進步程度密切相關(guān)，反映了人類記憶的發(fā)展脈絡(luò)和水平” 。[[1]馮惠玲,張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社,2001：18.]⑴胡錦濤同志曾經(jīng)指出：“檔案是人類活動的真實記錄, 是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面。”[ [2]胡錦濤同志在會見全國檔案工作暨表彰先進會議代表時的講話[J].蘭臺內(nèi)外,2001(1)： 1.]⑵檔案因其原始性、真實性、延續(xù)性特征，承載著豐富的歷史文化內(nèi)涵，有著重要的研究和應(yīng)用價值，對各行各業(yè)來說都意義重大。
進入新世紀(jì)，檔案這個歷史的產(chǎn)物面臨著深刻的機遇和挑戰(zhàn)。檔案的管理與研究應(yīng)自覺與社會進步的要求相適應(yīng)。作為“國家人事檔案的組成部分”[[3]王德欣.高校學(xué)生檔案管理的新思路[J].蘭臺世界,2005(8)：68.]⑶，高校學(xué)生檔案記載著學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長過程和綜合表現(xiàn)，是學(xué)生立足社會和社會選拔任用人才的“原始依據(jù)”，關(guān)系著學(xué)生的前途命運。但由于復(fù)雜的歷史和現(xiàn)實原因，高校學(xué)生檔案一方面未能得到應(yīng)有的重視，其管理體制仍帶有計劃經(jīng)濟的色彩，管理效率和現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用水平不高;另一方面未能充分發(fā)揮作用，為高等教育改革的深化和社會人才選拔機制的完善作出應(yīng)有的貢獻。
一、做好高校學(xué)生檔案管理工作的重要意義
1、從高等教育改革與發(fā)展角度來看，學(xué)生檔案真實記錄著教育教學(xué)的全過程及其成效，“不僅是人才工程的核心部分，也是積極貯備人才素質(zhì)材料的信息載體”[[4]周冀,孫碧燕.高校學(xué)生檔案管理要轉(zhuǎn)變觀念[J].蘭臺內(nèi)外,2005(2)：44.]⑷，可以說體現(xiàn)著高等教育改革與發(fā)展的整體風(fēng)貌，因而學(xué)生檔案工作水平的不斷提高是高等教育改革與發(fā)展的客觀需要。隨著高等教育改革的深入，學(xué)生檔案管理也應(yīng)該隨之呈現(xiàn)動態(tài)的發(fā)展趨勢，真正成為教育質(zhì)量和學(xué)生素質(zhì)的提升在高等教育管理工作中的一個重要“映射”。
2、從高校角度來看，學(xué)生檔案管理工作體現(xiàn)著學(xué)校的辦學(xué)水平。如果說學(xué)生是高校的“產(chǎn)品”，那么學(xué)生檔案就是“產(chǎn)品說明書”，是高校展示學(xué)校校風(fēng)學(xué)風(fēng)、綜合實力乃至辦學(xué)特色的窗口。真實、豐富、特點鮮明的學(xué)生檔案和嚴(yán)格、規(guī)范、高效的檔案管理，能夠為高校贏得良好的社會聲譽。因此，提高學(xué)生檔案管理水平是高校樹立整體形象、謀求持續(xù)發(fā)展的必然要求。
3、從學(xué)生角度來看，檔案是學(xué)生未來事業(yè)和人生發(fā)展道路上的永久的“身份證”。檔案證明學(xué)生在正式進入社會之前的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治面貌、社會關(guān)系、品德素養(yǎng)、心理人格、學(xué)術(shù)水平、綜合能力、實踐技能、身體狀況等，是學(xué)生未來人事檔案的重要組成部分和人生履歷的堅實支撐，具有原始性、唯一性特征。而且就目前的社會結(jié)構(gòu)和人事制度來看，檔案還關(guān)系著學(xué)生的“干部身份”，與學(xué)生的職業(yè)選擇、定級晉升、職稱評定、工資工齡、社會保險、升學(xué)出國等密切相關(guān)。使學(xué)生了解檔案的價值和作用，并且建設(shè)、管理、使用好學(xué)生檔案是學(xué)校應(yīng)盡的義務(wù)。
4、從社會角度來看，檔案是學(xué)生步入社會的重要的“通行證”，查閱檔案是用人單位除面對面考察學(xué)生之外的又一種重要方式。無論是何種性質(zhì)的用人單位，都希望盡量節(jié)約成本，以最高的效率選拔出最合適的人才。高校加強學(xué)生檔案的管理，有利于為社會用人單位提供周到、便捷的人力資源管理服務(wù)，滿足社會各類用人單位的現(xiàn)實需要。
二、高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀及其原因分析
當(dāng)前的高校學(xué)生檔案管理存在較多的問題，高校、學(xué)生以及社會各界的認(rèn)識水平和重視程度不一，其原因也是多方面的。
1、在社會觀念層面，隨著社會競爭的日漸激烈，檔案造假、履歷造假、學(xué)歷造假等不道德的事件時有發(fā)生，使學(xué)生檔案的嚴(yán)肅性受到影響，難以得到應(yīng)有的重視。甚至有的高校為使畢業(yè)生就業(yè)順利，也為了學(xué)校的社會聲譽，對學(xué)生檔案進行篡改。[[5]王德欣.做好學(xué)生檔案工作 為大學(xué)生就業(yè)服務(wù)[J].中國檔案,2005(10)：32—33.]⑸雖然是個別現(xiàn)象，但其影響惡劣，直接降低了高校學(xué)生檔案的公信力，致使學(xué)生檔案在人才選拔過程中的參考價值隨之降低。現(xiàn)在很多用人單位不再把學(xué)生檔案作為選拔錄用人才的依據(jù)，甚至還會發(fā)生丟失檔案的情況。受此影響，高校、學(xué)生對檔案的重視程度也在逐漸弱化。
2、在社會體制層面，隨著我國經(jīng)濟體制改革的逐步推進，非公有制經(jīng)濟得到長足發(fā)展，逐漸成為吸納高校畢業(yè)生就業(yè)的主要渠道。非公有制的用人單位沒有人事檔案管理權(quán)，事業(yè)單位、國有企業(yè)也在探索聘任制改革，人事管理逐步與市場接軌，而作為我國“新型人事管理社會化模式”[[6]孫鵬紅.人事代理中的檔案管理問題探析[J].中國校外教育,2009(12)：136.]⑹的人事代理制度尚不完善，導(dǎo)致很多用人單位不過問學(xué)生的檔案，以勞動合同關(guān)系完全取代人事關(guān)系。這也是很多畢業(yè)生成為“棄檔戶”的原因。
3、在管理制度層面，高校學(xué)生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)。制度的缺位是制約高校學(xué)生檔案管理水平提高的主要原因。1993年，國家教育委員會發(fā)布了《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，對“高等學(xué)校檔案”劃分了黨群、行政、教學(xué)等十個類別，“學(xué)生檔案”沒有列為一個單獨的類別。2005年，教育部頒布了《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，對學(xué)生的學(xué)籍管理、獎勵與處分等提出了明確的規(guī)定，但仍沒有涉及學(xué)生檔案管理。作為高等學(xué)校學(xué)生管理工作在新時期的綱領(lǐng)性文件和主要依據(jù)，缺少對學(xué)生檔案管理的關(guān)注，不能不說是一種遺憾。究其原因，主要是學(xué)生檔案具有個體性，并且不在學(xué)校永久保存的范圍之內(nèi)，大學(xué)教育也只是學(xué)生檔案生成過程中的一個階段。2008年，教育部和國家檔案局頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》，在文件材料的歸檔范圍中增加了“學(xué)生類”，主要包括學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。這體現(xiàn)了國家教育和檔案工作行政部門對高校學(xué)生檔案的重視，但總體來說比較籠統(tǒng)，對具體操作的指導(dǎo)性不強，缺少標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的指標(biāo)體系。
4、在管理操作層面，高校學(xué)生檔案管理在體制機制、人員隊伍、建設(shè)開發(fā)、技術(shù)應(yīng)用以及學(xué)生檔案意識培養(yǎng)等方面均存在一定的不足。
一是管理松散，缺乏協(xié)調(diào)。不同的學(xué)校管理學(xué)生檔案的牽頭單位不同，有的是檔案館或綜合檔案室，有的是人事處，有的是學(xué)生處，比較普遍的是把檔案分散到學(xué)院(系)進行管理。由于缺乏一定的協(xié)調(diào)機制，容易出現(xiàn)各自為戰(zhàn)和臨時突擊的混亂現(xiàn)象。而且人員、場地、經(jīng)費等往往難以得到保障，使工作無法深入開展。
二是管理人員素質(zhì)不高，流動性強。多數(shù)學(xué)校把檔案存放到院系，這種模式有一定的優(yōu)勢。但管理人員基本上是由團委書記、專職輔導(dǎo)員或黨委秘書兼任，一方面缺乏必要的專業(yè)知識，時間和精力也難以保證，另一方面人員流動性比較強，不利于學(xué)生檔案管理工作的穩(wěn)定。
三是內(nèi)容陳舊，信息不足。多年來，高校學(xué)生檔案內(nèi)容的基本構(gòu)成沒有多少變化，以入學(xué)、學(xué)籍、成績、黨團材料、畢業(yè)等方面的表格為主。其中的主觀評價也多為套路化語言，往往給人千篇一律的感覺，無法充分展示學(xué)生的個性、特點、優(yōu)勢，能夠提供給用人單位選拔人才的信息不多。
四是學(xué)生的檔案意識不到位。高校中絕大部分學(xué)生不了解檔案的構(gòu)成、重要意義和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，缺少基本的檔案處理素養(yǎng)和訓(xùn)練，比如用筆、用紙、書寫以及組檔、轉(zhuǎn)接等方面就存在很多無意識的不規(guī)范現(xiàn)象。問題雖小，但造成的影響是無法估量的。增強學(xué)生的檔案意識，是學(xué)生檔案管理工作的一個重要部分。
三、提高高校學(xué)生檔案管理水平的路徑探究
1、加強制度建設(shè)，規(guī)范管理行為。國家教育、人事、檔案等有關(guān)部門有必要依據(jù)《檔案法》《干部檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)當(dāng)前高等教育改革和大學(xué)生就業(yè)工作的整體形勢，出臺具有較強針對性和操作性的高校學(xué)生檔案管理辦法、實施細則和評價體系。提出明確的任務(wù)目標(biāo)和全面的歸檔范圍，細化檔案的生成、組檔、開發(fā)、利用、轉(zhuǎn)遞、寄存和學(xué)生檔案教育等各個環(huán)節(jié)的基本規(guī)范和工作要求，保證學(xué)生檔案的連續(xù)性、完整性和安全性，為高校的學(xué)生檔案管理工作提供合法、科學(xué)、有效的指導(dǎo)。
2、完善體制機制，提升管理成效。一是加強工作協(xié)調(diào)，成立有校領(lǐng)導(dǎo)參加的專項領(lǐng)導(dǎo)小組，明確牽頭單位和協(xié)同單位的具體職責(zé)，確立聯(lián)席會議等制度，定期整理、階段歸檔、規(guī)范轉(zhuǎn)接，增強工作的動態(tài)性，杜絕疏漏、臨時突擊等現(xiàn)象;二是積極創(chuàng)造條件，適當(dāng)增加人員和經(jīng)費，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升管理隊伍的整體素質(zhì)和使命感;三是建立考核評價制度，定期組織抽樣檢查和系統(tǒng)考核，強化過程管理和監(jiān)督。
3、鼓勵建設(shè)開發(fā)，豐富檔案內(nèi)容。給予高校一定的自主權(quán)，鼓勵高校結(jié)合自身教育教學(xué)和人才培養(yǎng)改革的實際情況，根據(jù)用人單位挖掘人才和學(xué)生個性發(fā)展的需要，進行豐富檔案內(nèi)容的有益探索，體現(xiàn)高校素質(zhì)教育的成果和學(xué)生自我發(fā)展的過程。部分高校建立學(xué)生誠信檔案、心理檔案，推進素質(zhì)學(xué)分、德育答辯等，力求全面反映學(xué)生的思想心理、綜合素質(zhì)、實踐能力，使檔案更具個性特征，具有較高的借鑒價值。
4、做好宣傳教育，增強檔案意識。高校應(yīng)通過入學(xué)教育、課堂教學(xué)、實踐活動、就業(yè)指導(dǎo)、畢業(yè)教育等環(huán)節(jié)向?qū)W生講解檔案的基本知識、管理規(guī)范以及相關(guān)的法律法規(guī)，增進學(xué)生對檔案和檔案管理的了解，使學(xué)生認(rèn)真對待自己的檔案;結(jié)合學(xué)風(fēng)建設(shè)，教育學(xué)生尊重檔案，通過刻苦學(xué)習(xí)、認(rèn)真實踐，在完善自我的過程中不斷充實檔案，對自己的未來負責(zé)。
5、應(yīng)用現(xiàn)代科技，拓展檔案服務(wù)。“隨著高校教學(xué)改革和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案載體正面臨著更新?lián)Q代，電子檔案在高校源源不斷地形成和積累。”[[7]于立華.對高校畢業(yè)生電子檔案管理的思考[J].云南檔案,2010年(5)：64.
Abstrac: college students file records of students’ learning experiences, the growth process and performance, is the student based society and social personnel selection and appointment of" primitive basis", relations with the student ’s future, to the society, colleges and students is of great significance. The current college students file management has many problems. Strengthen the system construction, perfect system mechanism, rich the contents of the file, do good conduct propaganda to teach, expand the file service is to improve college students’ archives management level in the main path.
Key words: college students; graduates; consciousness of archives; information technology
]⑺當(dāng)前招生、學(xué)籍、就業(yè)等都已基本實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，這為學(xué)生電子檔案的建設(shè)創(chuàng)造了條件。學(xué)校可以整合各方面信息資源，通過高速掃描、數(shù)碼成像、大容量存儲和數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，開發(fā)學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)和電子檔案庫，依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)學(xué)生檔案管理與服務(wù)網(wǎng)站，經(jīng)過一定的審批程序，為學(xué)生和社會提供便捷、準(zhǔn)確的咨詢、查詢、檢索、認(rèn)證和檔案轉(zhuǎn)接投遞管理等服務(wù)，而且可以實現(xiàn)遺留檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理和學(xué)生檔案意識的網(wǎng)絡(luò)教育，從而大大提高工作效率和質(zhì)量。
高校學(xué)生檔案管理水平的提高是一項系統(tǒng)工程，需要國家、社會、高校、學(xué)生的廣泛關(guān)注，必須根據(jù)社會形勢的發(fā)展變化和學(xué)生成才的需要進行不斷的探索與創(chuàng)新。只有這樣，高校學(xué)生檔案管理才能有著廣闊的前景和美好的未來。
參考文獻
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